Баррасии нармафзор

11 Барномаи беҳтарини идоракунии ҳуҷҷатҳо дар соли 2020 баррасӣ карда шуд


Ҳуҷҷатҳо ва файлҳо як қисми муҳими тиҷорати шумо мебошанд.

Новобаста аз он ки шумо як ташкилоти калон, тиҷорати хурд ва ё ҳатто як кореро иҷро мекунед кор аз вазифаи хонагӣ, эҳтимолияти эҷод кардани бисёр ҳуҷҷатҳо мебошад. Пас аз сохтани ин ҳуҷҷатҳо, шумо бояд онҳоро бехатар ва муташаккилона нигоҳ доред, то дастаи шумо ва мизоҷон ба онҳо ба осонӣ дастрасӣ пайдо кунанд.

Барои содда кардани корҳо, шумо метавонед истифода баред нармафзори идоракунии ҳуҷҷатҳо.

Талабот ба ин воситаҳо, бо бозори ҷаҳонии нармафзори идоракунии ҳуҷҷатҳо эҳтимол дорад то соли 2028 ба 11.06 миллиард доллар бирасад.

Ин воситаҳо ҳарчи бештар маъмул гашта истодаанд - ва барои ин сабабҳои асоснок.

Онҳо ба шумо кумак мекунанд, ки файлҳоро муташаккил ва бехатар нигоҳ доранд, то ҳамкориҳои бефосила байни тамоми ҷонибҳои манфиатдор таъмин карда шаванд. Инчунин, онҳо барои зеркашӣ, зеркашӣ ё танҳо дастрасӣ ба файлҳо аз ҳама гуна платформа, дастгоҳ ё веб браузер осонтар мекунанд.

Барои кӯмак расонидан дар қарори дуруст, ман беҳтарин нармафзори идоракунии ҳуҷҷатро рейтинг ва баррасӣ кардам. Ин баррасиҳо ба хусусиятҳои калидии онҳо, осонии истифода, интегратсия, мӯҳлати ҳуҷҷатгузорӣ, форматҳои файл, автоматикаи ҷараёни кор, нақшаҳои нархгузорӣ ва ғайра асос ёфтаанд.

Биёед сар кунем.

Беҳтарин нармафзори идоракунии ҳуҷҷат чист?

Инҳо интихоби хуби ман барои беҳтарин нармафзори идоракунии ҳуҷҷатҳо барои истифода дар ин сол мебошанд.

1. Dropbox.

Dropbox яке аз маъмултарин системаи идоракунии ҳама ҳуҷҷатҳост. Он ба идоракунии ҳуҷҷатҳои анъанавӣ барои ҳуҷҷатҳои анъанавӣ ва мултимедиявӣ имконият медиҳад. Он инчунин имкон медиҳад, ки ҳуҷҷатҳо таҳрир карда шаванд ва дигаргуниҳо дар реҷаи вақти воқеӣ барои корбарони дигар намоён бошанд.

Бо хусусиятҳои нав ба монанди шинохтани аломатҳои оптикӣ (OCR) барои табдил додани тасвирҳо ба матн ва тоннаҳои интегратсияи тарафи сеюм, шумо бо Dropbox хато карда наметавонед.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Воситаи интиқоли ҳисоб - Ин ба шумо имкон медиҳад, ки файлҳоро байни корбарони сершумор дар ҳолати омезиш ё тағир ёфтани масъулият интиқол диҳед.
  • Намоиши Dropbox - Ҳама асарҳои худро дар сафҳаҳои касбӣ идора нишон диҳед ва корбарони худро бо файлҳои худ пайгирӣ кунед.
  • Интегратсияи замимаи тарафи сеюм - Dropbox интегратсияи боэътимодро бо зиёда аз 3,00,000 замимаҳои пайваст пешниҳод менамояд.
  • Дастгирии мустақим - Дастгирии мустақими он хидмати устуворро тавассути почтаи электронӣ, чат ва зангҳои телефонӣ пешниҳод менамояд.

Тарафдор:

  • Пешниҳодҳо 'дур кардан' хосият барои фавран тоза кардани файлҳои худ аз дастгоҳҳои дуздидашуда ва ҳисобҳои ҳакершуда барои бехатар нигоҳ доштани маълумот
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки фаъолияти дастаи худро тавассути панели администратор назорат кунед
  • Дастрасии муваққатиро тавассути истиноди пешбинишуда таъмин менамояд ва зеркашиҳоро дар истиноди ғайрифаъол мекунад
  • Ба шумо дар барқарор кардани нусхаи қаблии файл файлҳои ҳазфшударо барқарор мекунад
  • Синхронизатсия дар байни дастгоҳҳо ва платформаҳо
  • Бо хусусияти даъватшуда меояд 'мудири папкаи команда' барои кӯмак расонидан ба шумо дар папкаҳои даста назорат ва намоён бошанд
  • Як қатор нақшаҳои нигоҳдории фасеҳро пешниҳод мекунад

Омӯз:

  • Версияи мобилӣ ба нусхаи мизи корӣ на он қадар корбар аст
  • Боргузорӣ метавонад оҳиста бошад

Нархгузорӣ

Нақшаҳои Standard ва Advanced ба он мутаносибан $ 12,50 ва $ 20-ро дар як моҳ ташкил медиҳанд. Нархгузорӣ аз нақшаи Корхонаи он аз рӯи дархост дастрас аст.

2. Ҳуҷҷатҳои Zoho.

Zoho Docs боз як нармафзори маъмули идоракунии ҳуҷҷатҳо дар ин рӯйхат аст. Он ба шумо имкон медиҳад, ки файлҳои худро дар абр бехатар ҳифз ва идора кунед. Он инчунин воситаҳои пурқуввати ҳамкорӣ, аз ҷумла мубодилаи гурӯҳӣ ва ҳамоҳангсозии дуҷонибаро пешниҳод мекунад, ки ба шумо барои самаранок кор кардан бо мизоҷони дурдаст ва кормандони шумо кӯмак мекунад.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Нигоҳ доштани ҳуҷҷатҳо - Он ба корбарон имкон медиҳад, ки файлҳои калон, аз ҷумла видео, ҷузвдон ва ҳатто пойгоҳи додаҳоро ба осонӣ нигоҳ доранд.
  • Ба имейл фиристед - Ҳуҷҷатҳоро аз почтаи электронӣ ё сканер ба ҳисоби абр бидуни ворид шудан фавран фиристед.
  • Ташкилоти пок - Ба осонӣ ҷузвдонҳо ва зерпапкаҳоро барои гурӯҳбандии тозаи файлҳо дар асоси лоиҳа, функсия ва намудҳои файл эҷод кунед.
  • Синхронии дуҷониба - Шумо метавонед дар мизи кории худ онлайн ё хомӯш бошед - файлҳо пас аз бозгашт ба система ба таври худкор таҷдид карда мешаванд.

Тарафдор:

  • Имкони интиқол додани шумораи зиёди ҷузвдонҳо бидуни ирсоли фармоиш
  • Барои пешгирии талафи маълумот файлҳоро нусхабардории худкор месозад
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки файлҳоро бо қуттӣ бор кунед
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки дар як вақт бо якчанд корбар мубодила кардани гурӯҳро гурӯҳ кунед
  • Чат дар дохили барнома барои ҳамкорӣ бо аъзоёни гуногуни гурӯҳ таъмин менамояд
  • Ёдраскуниҳо ва вазифаҳоро барои идоракунӣ ва супоридани кор дар байни гурӯҳҳо мегузорад
  • Файлҳои шуморо дар серверҳои гуногун дар ҷойҳои гуногун захира мекунад
  • Он бо рамзгузорӣ кардани файлҳо тавассути калиди RSA асоси 2048-бит, ки тавассути Perfect Forward Secrets (PFS) сохта шудааст, амнияти қатъиро таъмин мекунад.
  • Хусусияти пайгирии аудиториро барои пайгирии вироишҳои дигар корбарон пешниҳод мекунад
  • Ин ба шумо имкон медиҳад, ки мувофиқи талаботҳои брендинг худ шахсӣ кунед
  • Версияи ройгонро барои то 5 корбар пешкаш мекунад

Омӯз:

  • Интерфейси корбар асосӣ ва солона аст
  • Вақти боркунии барнома суст аст

Нархгузорӣ

Нақшаҳои пулакии он аз 5 доллар дар як моҳ оғоз карда мешаванд. Шумо инчунин озмоиши ройгони 15-рӯзаро ба даст меоред.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet як системаи пуриқтидори идоракунии ҳуҷҷатҳо (DMS) мебошад, ки ба шумо имкон медиҳад, ки файлҳоро фавран рақамӣ ва рақамӣ кунед. Он инчунин ба шумо имкон медиҳад, ки як файлро дар форматҳои гуногун бо истиноди бо парол муҳофизатшаванда фиристонед ва файлҳоро ба осонӣ гурӯҳбандӣ ва ҷойгир кунед.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Ҷустуҷӯи тавоно - Он имкон медиҳад, ки ҷустуҷӯи пурраи матн барои ҷустуҷӯи ҳама гуна файл дар ягон ҷузвдон ҷойгир карда шавад. Он ҳамаи ҳуҷҷатҳоро бо истифодаи маълумоти дар файлҳо мавҷудбуда ташкил мекунад, ба таври худкор шинохта, номгузорӣ ва нигоҳ медорад.
  • Идоракунии ҷараёни корӣ - Андешаҳои ҷараёни кори ҳуҷҷататонро ба осонӣ аз назар гузаронед. Он инчунин ба шумо имкон медиҳад, ки марҳилаҳои мушаххаси ҷараёни кориро аз назар гузаронед.
  • Қолибҳои дарунсохт - Шаблонҳои фишанги сохтори ҷузвдон, ки шумо мехоҳед дар тамоми система нигоҳ доред. Шумо инчунин метавонед эҷоди санадро бо номҳои қаблан муайяншуда иҷро кунед.
  • Дархости парванда - Ба мизоҷони дурдаст ва кормандон иҷозат диҳед, ки файлҳоро дар система тавассути дастрасии меҳмон бо истифода аз хусусияти дархости файли он ба таври фосилавӣ бор кунанд.

Тарафдор:

  • Ба шумо имкон медиҳад, ки идоракунии ҷузвдонҳои инфиродӣ, шкафҳо ва лавҳаҳои файлҳоро танзим кунед
  • Шумо метавонед дархости eSignature-ро ба касе барои ягон ҳуҷҷат фиристед
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки сабти ҷудогонаи аудитро барои ҳуҷҷатҳои имзошуда бо мақсади таъмини мувофиқат ва бехатарӣ пеш баред
  • Барномаи кории муштаракро таъмин мекунад
  • Имейлҳо ва замимаҳоро дар папкаи пешакӣ муайяншуда ворид мекунад
  • Дастгирии вокуниши техникиро пешниҳод мекунад
  • Бо барномаҳои мобилии Android ва iOS муҷаҳҳаз карда шудааст
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки ҳуҷҷатҳоро мустақиман аз камера бор кунед
  • Истифодабарии аутентификатсияи ду факторӣ ва иҷозат барои нақш дар асоси такмили амният
  • Рамзгузории ниҳоӣ ба мубодила ва нигаҳдории файл
  • Ҳамгироиро бо замимаҳои тарафи сеюм, аз ҷумла Salesforce ва Microsoft Office таъмин менамояд

Омӯз:

  • Ин метавонад ба истифодабаранда бештар муносиб бошад

Нархгузорӣ

Нақшаҳои обуна дар як моҳ аз 15 $ оғоз мешаванд ва то як $ 199 дар як моҳ мераванд. Шумо инчунин як намоиши ройгон пайдо мекунед.

4. Обоварашонро рақамӣ.

Drawer Digital яке аз имконоти афзалиятноки тиҷорати миёна дар соҳаи чакана, истеҳсолот ва таҳсилот мебошад. Он қобилияти фавран скан ва ҳифз кардани ҳуҷҷатҳоро дорад ва барои қабати иловагии амниятӣ дар дохили бино ҳуҷҷат пешкаш мекунад.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Ташкили ҳуҷҷатҳо - Ҳамаи ҳуҷҷатҳои худро дар як макони мутамарказ бо сохтори файли / папкаи дар асоси Windows асосёфта ба осонӣ ташкил кунед. Он инчунин ба шумо имкон медиҳад, ки файлҳоро барои ҷудошавии осон дар утоқҳои сершумори файлӣ нигоҳ доред.
  • Илоҷ - Ба осонӣ ҳуҷҷатҳоро якҷоя кунед ё ба ҳуҷҷатҳои мавҷуда сафҳа илова кунед. Шумо инчунин метавонед ҳуҷҷатҳоро бо индекси гуногун аз нав сабт кунед.
  • Воридоти осон - Leverage кашед ва партоед, нусхабардорӣ кунед ва часбонед ё хусусиятҳо ворид кунед, то файлҳоро бевосита ба гардонанда ворид кунед.
  • Амният - Он тавассути пурзӯр намудани AES-128 bit амнияти пурраи ҳамаи ҳуҷҷатҳоро пешниҳод мекунад. Шумо инчунин метавонед пайгирии аудиториро истифода баред, то тағиротро дар ягон ҳуҷҷат ворид кунед.

Тарафдор:

  • Либосҳои файлро барои талаботҳои мушаххаси тиҷорӣ фавран танзим кунед
  • Назорати версияи фишанг барои дастрасӣ ба нусхаҳои кӯҳнаи ҳамон як файл
  • Бо ҷустуҷӯи калимаҳо ва ҷустуҷӯи матн шумо метавонед файлҳоро дар ҳама ҷузвдон дар гардонанда сабт кунед
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки ҳуҷҷатҳоро бевосита аз диски шумо чоп кунед
  • Якчанд ҳуҷҷатро дар як вақт дастрас ва ворид кунед
  • Он дигаргуниҳоро, ки дар файлҳо аз ягон дастгоҳ ворид карда шудаанд, синхронӣ мекунад
  • Бо ҷонибҳои мухталифи манфиатдор ба осонӣ бо роҳи таҳрири тағирот дар файл дар вақти воқеӣ ҳамкорӣ кунед
  • Озмоиши ройгонро пешниҳод мекунад

Омӯз:

  • Пешниҳодҳои хусусиятҳои маҳдуд
  • Он барои ташкилотҳои калон мувофиқ нест

Нархгузорӣ

Шумо метавонед литсензияи ягонаи корбарии нармафзорро бо арзиши якбора ба маблағи $ 1200 харидорӣ кунед ё бо нақшаи обунааш $ 500 / сол равед.

5. FileHold.

FileHold ҳалли идоракунии ҳуҷҷатҳои муассиса (DMS) мебошад, ки қобили дастрас ва осон аст. Шумо метавонед тавассути нармафзор ба осонӣ скан, ҳифз ва индексатсия кардани ҳуҷҷатҳо. Барои таъмини амнияти мутлақ шумо метавонед нармафзорро дар сервери маҳаллии худ насб кунед.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • шаклҳои электронӣ - Бо истифода аз воситаҳои стандартии Microsoft Word дар шаклҳои Office ё PDF мавҷудбуда аз методистаҳоро аз шаклҳои электронӣ ба осонӣ бароваред.
  • Курьер - Ин усули боэътимоди фиристодани ҳуҷҷатҳо, ки инчунин далели таҳвилро мефиристад. Он инчунин гирандаро тавассути почтаи электронӣ бо истиноди ҳуҷҷат огоҳ мекунад.
  • Идоракунии файлҳо - Он ба шумо имкон медиҳад, ки тавассути фарқ кардани вазифаҳои рӯзмарраи худ ва раванди самарабахши идоракунии файлҳо самараноктар шавед.
  • Скан ва тасвиркунӣ - Бо нусхабардории мустақим ва намоиши ҳуҷҷатҳо барои фиристодани корбарони мухталиф дар саросари ҷаҳон бефоида равед.

Тарафдор:

  • Дастгирии сершуморро пешниҳод мекунад
  • Бо нармафзори бо смартфони қобилиятнок барои идоракунии осони тамоми ҳуҷҷатҳо меояд
  • Он бо ҷустуҷӯи пешрафтаи Google пешкаш шудааст, ки метамаълумоти ҳуҷҷатро истифода бурда, ба шумо барои ёфтани натиҷаҳои мувофиқ кӯмак мерасонад
  • Шумо метавонед онро бо Microsoft Office самаранок ҳамҷоя кунед, то дастрасии мустақим ба абзорҳо ба монанди Outlook, Word, PowerPoint, Excel ва Visio фароҳам оварда шавад
  • Бо сиёсатҳои пешрафта ва нигоҳдорӣ ҳам ҳуҷҷатҳои охирин ва ҳам бойгониро ба осонӣ идора кунед
  • Имконияти сабти ном / кассири сабти канорагирӣ аз сабти такрорӣ ҳангоми сабти ҳуҷҷати мушаххас
  • Барои ноил шудан ба ҷамъбасти беохири файлҳо ҷузвдонҳои виртуалӣ эҷод кунед
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки дар ҳуҷҷатҳо хомӯш кор кунед ва ҳама тағйирот пас аз бозгашт ба интернет сабт хоҳанд шуд
  • Идоракунии мундариҷаи корхона (ECM) ва бойгониро пешниҳод мекунад

Омӯз:

  • Агар шумо шурӯъкунандагон бошед, шояд фаҳмидани функсияҳои он ба шумо каме душвор бошад
  • Интерфейси корбар истифодабаранда нест

6. Ҷойгиркунии ҳуҷҷат.

Document Locator ҳамгироии пурқувват бо Windows ва хостинги абрии муассир барои идоракунии файли мувофиқро пешниҳод мекунад. Баъзе аз хусусиятҳои таъсирбахши он иборатанд аз назорати версия, сканкунии бесоҳат, идоракунии ҳуҷҷат, идоракунии почтаи электронӣ ва ғайра.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Ҷустуҷӯ - Document Locator ба шумо имкон медиҳад, ки санадҳои коғазиро ба файлҳои пурраи ҷустуҷӯ табдил диҳед. Шумо инчунин метавонед сабти ҳуҷҷатҳоро иҷро кунед ва далелҳои муҳимро дар бораи ҳуҷҷат ҳамчун метамаълумоти файл фаҳмед.
  • Ҷараёни автоматикунонидашудаи кор - Он пешниҳод менамояд, ки хусусиятҳои гуногуни ҷараёни кор, аз ҷумла хотима ёфтани вақт, равандҳои нақш, нуқтаҳои назорати сифат ва қолибҳои огоҳсозишаванда ва ғайраро дар бар гиранд.
  • Параметрҳои ҷустуҷӯ - Шумо метавонед файлҳоро тавассути қобилиятҳои гуногун ҷустуҷӯ кунед, аз ҷумла ҷустуҷӯи тез, ҷустуҷӯи нерӯ, ҷустуҷӯи васеъ ё ҷустуҷӯи My DL.
  • Тасдиқи ҳуҷҷат - Бо мақсади таъмини шаффофият ва мувофиқат тасдиқи ҳуҷҷатҳои электрониро ба осонӣ ба даст оред. Он инчунин қадамҳои ягонаи тасдиқкунанда ва марҳилаҳои якчанд тасдиқгарро дастгирӣ мекунад.

Тарафдор:

  • Ба шумо имкон медиҳад, ки бо истифода аз пешнамоиш дар Document Pro метамаълумоти файлҳои сканшударо аз минтақаҳо, варақаҳои муқимӣ, штрих-код гиред ё дар алоҳидагӣ интихоб кунед.
  • Пешниҳодҳо дар саросари браузерҳо, дастгоҳҳо ва платформаҳо дастгирӣ карда мешаванд
  • Имконияти равандро тавассути имконоти ҳайат тақвият медиҳад
  • Шумо метавонед амалиёти марказонидашудаи ҳуҷҷатиро барои пешгирӣ кардани такрорӣ ва баланд бардоштани самаранокии он автоматӣ кунед
  • Барои назорати беҳтари сифат намунаи ҷараёни корро баррасӣ кунед
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки ҳолати баррасии ҳуҷҷат ва қадамҳои тасдиқро пайгирӣ кунед
  • Ёдраскуниҳои худкор ва огоҳиҳои худ раванди тасдиқи ҳуҷҷатҳоро бозмедоранд
Омӯз:
  • Интерфейси корбар каме мулоим аст
  • Омӯзиш танҳо дар як сол якчанд маротиба пешниҳод мешавад

Нархгузорӣ

Нархи литсензияи он аз 250 доллар оғоз ёфта то 400 доллар мерасад.

7. HighTail.

HighTail ба идоракунии ҳуҷҷатҳо имкон медиҳад, ки барои истифодабаранда осонтар ва осонтар бошанд. Ғайр аз он, он ба мутахассисони эҷодӣ имкон медиҳад, ки файлҳои калон, аз ҷумла видео, расм, тарроҳӣ, аксбардорӣ ва намоишномаҳоро дар байни дигарон ба осонӣ мубодила кунанд.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Пешнамоиши баландсифат - Шумо метавонед файлҳои бузургро бе зеркашӣ пешакӣ ё ҷараён диҳед.
  • Гуфтугӯи воқеӣ - Шахсони алоҳида ё гурӯҳ метавонанд дар вақти воқеӣ мактубҳои электронӣ, навигариҳои лоиҳа ва шарҳҳоро қабул кунанд.
  • Эълонҳои ройгон Ба шумо имкон медиҳад, ки файлҳоро бо мултипликатсия кардани қуттӣ, тирча, хат ё шакли озод, файлҳоро санҷед.
  • Муқоиса версия - Шумо метавонед муқоисаи нусхаҳои тарафҳоро дар як экран истифода баред, то тағиротро тағир диҳед ва фикру мулоҳизаҳои худро бо осонӣ бидиҳед.

Тарафдор:

  • Ба корбарон имкон медиҳад, ки тавассути тавзеҳи мустақим дар парванда фикру мулоҳизаҳои бештарро пешниҳод кунанд, ки натиҷаҳо кам ва маҳсулоти беҳтар натиҷа медиҳанд
  • Раванди эҷодиро суръат мебахшад ва муттаҳид менамояд, то вақтро ба бозор коҳиш диҳад
  • Гирандагон барои дидани файлҳои муштарак ҳисобе барои идоракунии дастрасӣ надоранд
  • Бо рамзгузории 256-бита AES ва ҳамроҳи пешниҳодҳои амниятии корхона барои таҳвили амнияти пурқувват дар система меояд
  • Таъмин менамояд 'фиристанда фиристед' хусусият барои фаҳмидани он, ки кай файлҳо супурда ва зеркашӣ карда мешаванд
  • Файлҳои бисёрро дар як вақт тавассути ҷузвдонҳои визуалӣ бинед
  • Версияи ройгонро барои шахсони воқеӣ пешкаш мекунад

Омӯз:

  • Истиноди муштарак хеле зуд ба итмом мерасад
  • Хусусияти ҷустуҷӯ барои истифодабаранда муносиб нест

Нархгузорӣ

Нақшаҳои мукофоти он дар як моҳ аз 12 $ оғоз мешаванд ва то 36 $ дар як моҳ.

8. Evernote Business.

Evernote Business, бешубҳа, яке аз воситаҳои маъмул барои идоракунии файлҳо мебошад. Он ба шумо барои эҷод ва мубодила кардани қайдҳо ва файлҳо кӯмак мекунад, то ҷои кори оқилона ва самараноктар эҷод кунед. Тамоми хусусиятҳои он пеш аз ҳама ба баланд бардоштани маҳсулнокии тиҷорат равона карда шудаанд.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Баланд бардоштани самаранокии Гурӯҳҳо метавонанд ба таври муассир ҷамъоварӣ, гурӯҳбандӣ кунанд ва мубодилаи афкорро барои баланд бардоштани ҳосилнокӣ ба даст оранд.
  • Веб Клиппер - Скриншотҳои вебсайтро дар ҳисоби EverNote фавран нигоҳ доред. Шумо метавонед ба осонӣ ҳама маълумоти муфидро дар онлайн захира кунед ва онҳоро ҳар вақте, ки ба шумо лозим аст, пайдо кунед.
  • Қолибҳои дарунсохт - Шумо метавонед қолабҳои дарунсохтшудаи Evernote-ро барои сарфаи вақт ва кӯшиш ҳангоми қонеъ кардани ниёзҳои мушаххас истифода баред. Қолибҳои ба осонӣ насбшуда хеле тағйирёбанда мебошанд ва шумо ҳатто метавонед онҳоро беохир истифода баред.
  • Интегратсияи васеъ - Он ҳамгироии васеъро бо барномаҳои тарафҳои сеюм ба монанди Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive ва Slack пешниҳод менамояд.

Тарафдор:

  • Ба буридани экранҳои экран скриншотҳоро барои гирифтани маълумоти ба шумо зарурӣ медиҳад
  • Барои баланд бардоштани самарбахшӣ миёнабурҳои зиёди миёнабурро пешниҳод мекунад
  • Ба шумо имконият медиҳад, ки дар вақти воқеӣ файлҳо ва ҳисобҳоро таҳрир кунед
  • Он инчунин ба шумо имконият медиҳад, ки қайдҳои дастнавис, расмҳои тахта ва тасвири сканшударо ҷустуҷӯ кунед
  • Он қобилияти шинохтани 11 дастнавис ва 28 забони хаттиро дорад
  • Evernote for Business инчунин Penultimate барои iPad-ро дастгирӣ мекунад
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки ҳуҷҷатҳои ҷисмониро скан ва онҳоро ҳамчун файлҳои муҳофизатшуда нигоҳ доред

Омӯз:

  • Ташкили ашё хато намекунад
  • Синхронизатсияи файлҳои калон суст аст

Нархгузорӣ

Нақшаҳои пардохтшуда аз як истифодабаранда аз $ 14.99 дар як моҳ сар мешаванд.

9. Смартсит.

Smartsheet яке аз интихоби афзалиятдори корхонаҳо барои ба даст овардани идоракунии ҳамаҷонибаи лоиҳа, мубодилаи файлҳо ва ҳамкорӣ мебошад. Яке аз хусусиятҳои асосии он ин аст, ки он ҳамгироии васеъро бо барномаҳои сеюм, аз ҷумла Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier ва ғайра пешниҳод мекунад.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Қолабҳои пешакӣ - Он қолибҳои пешакиро пешниҳод менамояд, ки барои осонтар муайян кардани ҷараёнҳои корӣ ва равандҳои корӣ кӯмак мерасонанд.
  • Ҳамкории мундариҷа - Пешрафти истеҳсолотро аз варақи худ ба осонӣ назорат кунед, вазифаҳо таъин кунед, ёдраскуниҳои автоматикиро истифода баред, ба корбарони дигар имкон диҳед, ки мундариҷаро дида бароянд ва тавассути эзоҳҳои гузошташуда фикру мулоҳизаҳои муфассал диҳанд.
  • Амнияти баланд - Smartsheets истифодаи захираҳои сершумори маълумотро дар бар мегирад, ки дар Equinix ва AWS ҷойгир карда мешаванд, то боварӣ ҳосил намоед, ки ҳуҷҷатҳои шумо бехатаранд.
  • Автоматика - Шумо метавонед равандҳои такроршавандаро тавассути дархости тасдиқ ё фиристодани огоҳиҳо ва навсозиҳо худкор кунед.

Тарафдор:

  • Ба шумо имкон медиҳад, ки роҳҳои шартӣ ва амалҳои гуногунро ба осонӣ худкор кунед
  • Ҳамкории муассирро тавассути навсозии додаҳо дар реҷаи вақти воқеӣ тавассути барномаҳои гуногун, фароҳам меорад
  • Ба осонӣ маълумотро аз ҷадвалҳои Excel, файлҳои CSV ва ҷадвалҳои Google ба Смартше гузоред
  • UI-и ба осонӣ истифодашавандаро бо истифодаи фармоишгари панели худ осон мекунад
  • Тавассути барномаҳои IOS ва Android дастрасии воқеиро дар смартфони худ таъмин мекунад
  • Ба корбарони сеюм барои баррасии файлҳо ва ҳуҷҷатҳо иҷозат медиҳад

Омӯз:

  • Барои омӯзиши рӯйхати дарозии хусусиятҳо шумо бояд саъй кунед

Нархгузорӣ

Нархгузории муқаррарӣ аз 14 доллар дар як моҳ оғоз мешавад. Барои нақшаҳои корхона бо хусусиятҳои пешрафта, шумо бояд бо фурӯшанда тамос гиред.

10. Онехуб.

Onehub як нармафзори дигари қавии идоракунии ҳуҷҷатҳо дар ин рӯйхат аст. Ин бо осонӣ боркунии файлҳоро бо функсияи кашида-тарки пешниҳод мекунад. Ғайр аз он, он ба корбарон имкон медиҳад, ки версияҳоро идора кунанд, файлҳоро дар зерпапкаҳо ташкил кунанд ва ба таври бехатар мубодила кунанд.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Файлҳоро ба осонӣ бор кунед - Тавассути хусусияти кашолакунӣ фавран файлҳоро бор кунед. Он инчунин имкон медиҳад, ки версияҳои автоматикии файлҳо, ташкили папка ва шлюзи FTP барои боркунии амудӣ таъмин карда шаванд.
  • Мутобиқсозӣ - Саҳифаҳо, логотип ва рангҳои барномаро мувофиқи эҳтиёҷоти брендингии худ ба осонӣ танзим кунед. Шумо инчунин метавонед ба ҳисоби худ домени хусусӣ ва тамғаи сафедро илова кунед.
  • Хусусиятҳои амниятӣ - Он як қатор хусусиятҳои бехатариро дарбар мегирад, аз он ҷумла иҷозатномаҳо дар асоси нақш, тамом шудани вақти сессия, сабтҳои аудиторӣ ва тасдиқи ду омил, ки барои муҳофизати маълумоти шумо мусоидат мекунанд.
  • Пешнамоиш - Пешнамоиши файлҳо ва ҳуҷҷатҳоро бе зеркашии онҳо дар браузер ё дастгоҳи мобилӣ ба осонӣ бинед.

Тарафдор:

  • Ба шумо имкон медиҳад, ки бо ҳамкоратон дар бораи тасдиқ ё баррасии файлҳо тамос гиред
  • Ҳамгироии ҳамвор бо Google Drive ва OneDrive -ро пешниҳод мекунад
  • Ба шумо паёмҳо медиҳад, то бо ҳар як узви даста тамос гиред
  • Фаъолиятро пайгирӣ кунед то бидонед, ки кӣ ва кай интишор мекунад
  • Барои фаҳмондани фикру мулоҳизаҳо дар папкаҳо тавзеҳ диҳед
  • Санҷиши фишангҳои левереджӣ барои дастрасии фаврӣ вақте, ки ягон чизи моҳидореро мебинед, лағв карда мешаванд
  • Сиёсати мураккаби паролро ба осонӣ татбиқ кунед

Омӯз:

  • Интерфейси корбар каме кӯҳна шудааст
  • Шумо наметавонед зергурӯҳҳои корбаронро эҷод кунед

Нархгузорӣ

Нақшаҳои пулакии он аз 12,50 доллар дар як моҳ оғоз ёфта, то 500 доллар дар як моҳ мебошанд.

11. InfoRouter.

InfoRouter василаи дигари идоракунии ҳуҷҷатҳост, ки метавонад ба осонӣ идора кардани ҳамаи ҳуҷҷатҳо кӯмак кунад. Аммо, шумо бояд онро ба тариқи сервер насб кунед, аммо дар он ҳеҷ ҷузъи ҷониби муштарӣ нест. Хабари хуб дар он аст, ки он миқёси васеъ аст ва метавонад барои тақсими сарбории кор то 100 серверро истифода барад.

Хусусиятҳои асосӣ:

  • Идоракунии рекордҳо - Сабти муҳими тиҷоратиро тавассути фиристодани ҳуҷҷатҳо ба ҷараёни пешаки муайяншуда ва пайгирии вазъи онҳо дар реҷаи вақти воқеӣ идора кунед.
  • Ҳисобот Гузориши мухтасар оид ба рӯйдодҳо рух медиҳад.
  • Забони бисёрзабонӣ - Он дастгирии бисёрзабониро пешниҳод мекунад, ки шумо метавонед барои огоҳиномаҳои почтаи электронӣ истифода баред.
  • Пойгоҳи гарм - Он ба таври автоматикӣ иттилооти ҷузвдонҳои назоратшударо дар папкаҳои пешакӣ муайяншудаи infoRouter ворид мекунад.

Тарафдор:

  • Ба шумо имконият медиҳад, ки тасвирҳоро ба файлҳои PDF табдил диҳед
  • Шумо метавонед миқдори номаҳдуди ҷузвдонҳо эҷод кунед
  • Имкони сохтани папкаҳои сершумори решавӣ имкон медиҳад
  • Ҳам HTTPS ва SSL -ро дастгирӣ мекунад
  • Ба шумо имкон медиҳад, ки қолабҳои почтаи электронӣ ва матниро тағйир диҳед
  • Таърихи таснифот ва ҳуҷҷатҳои махфиро дастгирӣ мекунад

Омӯз:

  • Интиқоли файлҳои калон каме суст аст
  • Интерфейси корбар мураккаб аст

Нархгузорӣ

Нархгузории он дар асоси дархост мавҷуд аст.

Воситаҳои дигаре, ки ҳоло дар ин рӯйхат баррасӣ карда нашудаанд, дохиланд: Docuware, M-Files ва SharePoint.

Нармафзор барои идоракунии ҳуҷҷат чист?

Ҳангоми ҳаракат кардани бизнес онлайн, нармафзори идоракунии ҳуҷҷатҳо вақтҳои охир диққати бештарро ба худ ҷалб мекунад.

Ин хеле содда, онҳо нармафзори компютерист, ки барои ташкил, индексатсия, ҳифз, идора ва пайгирии санадҳо дар формати рақамӣ истифода мешавад. Ғайр аз он, онҳо ба шумо бо осонӣ ба воситаи сканнерҳо ҳуҷҷатҳоро ба форматҳои рақамӣ табдил медиҳанд.

Муносибат бо миқдори азими маълумот хеле душвор аст, алахусус вақте ки ҳуҷҷат дар шакли ҷисмонӣ аст.

Воқеан, ҳосилнокии зиёди тиҷорат ҳангоми бартараф кардани мушкилоти ҳуҷҷатгузорӣ аз даст меравад. Пас аз табдил ба форматҳои электронӣ, гузаштан аз ҳуҷҷатҳо осонтар мешавад. Дар ниҳояти кор, шумо барои ҷустуҷӯи онҳо вақти камтар сарф мекунед ва метавонад бештар дар бораи маълумоти кӯҳӣ тамаркуз кунед.

Чӣ гуна шумо нармафзори идоракунии ҳуҷҷатро истифода мекунед ??

Воситаҳои идоракунии ҳуҷҷат хеле осон истифода мешаванд. Аксарияти марҳилаҳо, новобаста аз нармафзори шумо, мувофиқат мекунанд.

Биёед, қадамҳои амалиро бо ёрии он назар кунем Evernote Business.

Ба вебсайт ворид шавед ва ҳисоби шумо созед ва агар ин ҳисоби корӣ бошад, тафсилоти заруриро пур кунед.

Шумо метавонед вуруд кунед ва худи ҳозир эҷод кардани мундариҷаро оғоз кунед. Evernote бо ҳуҷҷатҳои мухталиф, аз ҷумла аксҳо, ҷадвалҳо, мақолаҳо, мӯҳлатҳо ва қайдҳо мувофиқ аст. Аксари воситаҳои нармафзори ҳуҷҷатӣ ба ин ҳуҷҷатҳо низ иҷозат медиҳанд.

Баъд, шумо метавонед илова кардани корбаронро ба ҳисоби тиҷорати худ оғоз кунед. Танҳо дар тасвири чапи чап, ки мегӯяд: 'Истифодабарандагонро илова кунед.' Шумо метавонед онҳо ба воситаи почтаи электронӣ даъватномаҳо фиристед ва аз онҳо хоҳиш кунед, ки ҳамроҳ шаванд.

Пас аз он ки шумо корбаре илова мекунед, онҳо имкон доранд анбори марказии маълумот ва иттилоотро бинанд. Ин ҷо, он номида мешавад Феҳристи фазо. Шумо инчунин метавонед ба онҳо дастрасӣ ба ворид намудани тағирот ва тағиротро дар анбори такрорӣ гузоред.

Evernote инчунин ба шумо имкон медиҳад, ки қайдҳо созед, чатҳои корӣ созед, миёнабурҳо ва барчасбҳо эҷод кунед, ҳуҷҷатҳоро скан кунед ва дар вақти воқеӣ бо ҳамкасбонатон ҳамкорӣ кунед.

Шумо дар системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо бояд чиро ҷустуҷӯ кунед?

Гарчанде ки интихоб ва афзалиятҳои шумо вобаста аз ниёзҳо ва ҳуҷҷатҳои кории шумо фарқ мекунанд, дар ин ҷо баъзе хусусиятҳои асосӣ ба шумо лозиманд:

1. бойгонӣ.

Нармафзор бояд ба шумо имкон диҳад, ки ҳуҷҷатҳои худро дар як анбори марказӣ бойгонӣ кунед, барои дастрасӣ ва ҷустуҷӯи фаврии иттилоот, масалан, Ҳуҷҷатҳои Zoho.

2. Интегратсияи васеъ.

Нармафзори идоракунии ҳуҷҷатҳо бояд ҳамгироии осон ва васеъро бо замимаҳои тарафи сеюм ба монанди Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive ва ғайраҳо таъмин кунад. Ин ба мубодилаи бефосилаи ҳуҷҷатҳо кӯмак мекунад. Evernote Business намунаи олист.

3. Боркунии пурраи

Сенарияи бизнес ҳуҷҷатҳои зиёдеро дарбар мегирад. Якбора бор кардани онҳо душвор ва ҳам вақтро мегирад. Аз ин рӯ, шумо бояд як воситаи идоракунии санадҳоеро интихоб кунед, ки ба боркунии зиёди ҳуҷҷатҳо имконият медиҳад.

4. Амнияти ҳуҷҷат.

Корхонаҳо воситаҳои идоракунии ҳуҷҷатҳоро барои коркард ва нигоҳдории ҳуҷҷатҳои ҳассос ва таснифшуда истифода мебаранд. Иҷрои чунин маълумот одатан ба соҳибкорӣ оқибатҳои назаррас меорад ва ҳатто метавонад ба мавҷудияти онҳо таҳдид кунад. Аз ин рӯ зарур аст, ки абзори идораи ҳуҷҷатро интихоб кунад Обоварашонро рақамӣ барои таъмини амнияти пурқуввати додаҳо.

5. Пешнамоиши баландсифат.

Вақте ки шумо воситаи идоракунии ҳуҷҷатро истифода мебаред, ба шумо лозим намеояд, ки ҳуҷҷатро ҳар дафъае, ки шумо дидан мехоҳед, зеркашӣ кунед. Нармафзор бояд пешнамоишҳои баландсифатро дар вақти дилхоҳ иҷозат диҳад.

Ин рӯйхати пурраи хусусиятҳо нест. Бисёр сифатҳои дигари муҳим мавҷуданд, ки корбарон онҳоро меҷӯянд, аз ҷумла қолабҳои васеъ, чатҳо дар вақти воқеӣ, сатҳи автоматикунонии иҷозатшуда, хусусияти идоракунии сабтҳо ва ғайра.

Хулосаи иҷроӣ.

Инҳоянд беҳтарин нармафзори идоракунии ҳуҷҷатҳо. Бо ин табдилдиҳии рақамӣ, рӯзҳои ҳуҷҷатҳои коғазӣ гузаштанд. Нигоҳдории абрӣ возеҳтарин вариант аст. Аммо, ҳамаи ин асбобҳо дорои маҷмӯи гуногуни қобилиятҳо ва USP мебошанд.

Аз ин рӯ, эълон кардани ғолиби возеҳ ҳуқуқ надорад - интихоби шумо танҳо аз талабот ва буҷаи шумо вобаста аст.

Масалан, агар шумо ҷустуҷӯи роҳи ҳалли / дастрас, вале боэътимодро анҷом диҳед, пас EverNote Business метавонад интихоби аъло. Аммо, агар шумо буҷет дошта бошед ва ҳалли корхона бо хусусиятҳои бештар пешрафтаро талаб кунед, пас шумо шояд рафтан мехоҳед Смартсит.

Пеш аз қабули қарори ниҳоӣ воситаҳои гуногун ва хусусиятҳои онҳоро бодиққат аз назар гузаронед.

Ягон василаи идораи ҳуҷҷатҳо ҳастанд, ки ба шумо маъқуланд? Биёед ман дар шарҳҳои медонед.

Хониши иловагӣ дар сайт: Барои шарҳи бештари нармафзори тиҷорӣ, дастурҳои маро ба беҳтарин барномарезии банақшагирӣ, нармафзори идоракунии лоиҳаи болоӣ ва абзорҳои беҳтарини муаррифӣ имсол кушиш кунанд.